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特許庁からの発送書類を適切に受け取るためには、電子出願ソフトを用いたオンライン受領または書面受領の仕組みを把握する必要があります。ここでは、それぞれの受領方法の選択や変更、具体的な受領手順、および応答期間の起算について解説します。

発送書類の受領方法の選択と変更

特許庁からの発送書類の受領方法は、電子出願ソフトを用いてオンラインで受領する方法と、書面（紙）で受領する方法があります。受領方法は、インターネット出願ソフト上の設定により選択・変更が可能です。

オンライン受領と書面受領の違い

オンライン受領は、電子出願ソフトを起動してオンラインで受領する方法です。特許庁が発送書類を準備するとデータが特許庁専用サーバに格納され、インターネット出願ソフトを利用して発送要求を行うと自身のコンピューターへ送信されます。送信されたデータは受領日時とともに確認でき、ローカルエリアへの保存も可能です。

一方、書面受領は、特許庁に届け出られている住所宛に紙で発送される方法です。特許願、実用新案登録願、意匠登録願、商標登録願などの各種登録願に記載された出願人の住所に発送されます。複数の出願人が記載されている場合は筆頭出願人の住所宛になり、代理人が記載されている場合は出願人の数にかかわらず代理人の住所へ発送されます。

受領方法の初期選択と変更手順

電子出願ソフトを初回起動すると「特定通知等を受ける旨の届出」という画面が表示されます。オンライン受領を選択する場合は「届出をする」、書面受領を選択する場合は「届出をしない」を選択します。なお、弁理士や弁護士の場合、法律の規定により「届出をする」の一択になります。

受領方法を変更する場合は、電子出願ソフトを起動して歯車マークをクリックし、「申請人情報・証明書管理ツール」を選択します。証明書モード確認の画面で証明書を選択して本人認証を行い、「申請人情報・証明書の登録」を選択します。「サービスメニュー照会／変更」のチェックサークルをチェックして「起動」を選択し、本人認証を行います。「サービスメニュー内容確認」画面で「オンライン発送利用希望」を選択し、「設定の変更」をクリックします。オンライン受領に変更する場合は「オンライン発送利用希望　あり」へ、書面受領に変更する場合は「オンライン発送利用希望　なし」に変更し、「更新」ボタンをクリックします。

オンライン受領の具体的な手順と受領日

オンライン受領を行う際は、受付時間や手順、受領日の起算に関するルールに注意する必要があります。

受領手順と受付時間

電子出願ソフトを起動して本人認証を行うと、「発送・受取待機件数通知」の通知画面が表示されます。オンライン未受領の書類がある場合、画面下部のステータスバーに赤い丸と共に「未受領の発送書類あり（照会日時）」と表示されます。「発送」タブを選択し、タブの一つ上段にある「待機件数確認」ボタンをクリックすることでも確認できます。

オンライン受領を行うには、「発送」タブを選択し、タブの1つ上段にある「発送書類の受取」ボタンをクリックします。発送書類の受取りができる日時は開庁時間等に限られているため、前もってスケジュールした上で実施してください。

受付時間：開庁日 9時00分から22時00分（国民の祝日・年末年始（12月29日から1月3日）を除く月曜日から金曜日）

「発送書類の受取」画面で、デフォルトのとおり「発送書類と発送目録」を選択し、要求種別をすべて選択して実行をクリックします。次に、発送待機件数と同じ数の受取り件数を選択し、〔OK〕ボタンをクリックするとオンライン受領は完了します。

受領書類の確認は、「発送」タブの下にある識別番号の下層にある日付記載フォルダをクリックします。右側に表示される各書類をダブルクリック等で電子出願ソフト上で閲覧できます。印刷やPDFファイル保存、HTMLデータ保存も可能です。

受領日と応答期間の起算

特許庁で起案・決済された発送書類は、1回／1日のタイミングで翌日の9時00分に受け取り可能状態となり、特許庁専用サーバに格納されます。発送書類の受領日は、原則としてオンライン受領の操作を完了した日になります。

発送書類には「この書面を受け取った日から○○日以内に○○してください」といった応答期間が定められているものがあります。応答期間は受領日の翌日を1日目として起算します。例えば、2026年2月9日に適切にオンライン受領した場合、「この書面を受け取った日から14日以内」というのは、2月10日を1日目として起算し、2月23日が応答期間の末日になります。

また、受け取った発送書類のデータの右上には発送日が記載されています。書類の中ほどにある起案日や認証日は特許庁が書類を起案し決済した日であって、書類受領日ではありません。発送日に注意して、次のアクションを取るべき期日のリマインダーを自身で設定してください。

経過到達に関する注意点と対策

特許庁専用サーバに格納された発送書類がオンライン受領されずに放置された場合、所定期間経過後に本人に到達したとみなす「経過到達」という制度があります。応答期間も進行するため注意が必要です。

申請人がインターネット出願ソフトを用いて受取可能となった日の翌日を1日目と起算し、10日目に特定通知等が申請人に到達したとみなされます。応答期限は、その翌日を1日目と起算して進行します。長期間にわたり電子出願ソフトを起動せず、または起動してもオンライン受領を操作しない場合、いつの間にか特定通知等が到達したとみなされ、応答期間を渡過する場合があります。審査期間中の場合、最悪のケースでは未応答とみなされて拒絶査定になります。

対策として、遅くとも10営業日（または2週間）に1回は電子出願ソフトを起動して、かつ待機書類があればオンライン受領を行うように習慣づけ、リマインダーを適宜設定してください。

よくある質問

受領方法をオンライン受領に変更するにはどうすればよいですか？

電子出願ソフトを起動し、歯車マークから「申請人情報・証明書管理ツール」を選択して本人認証を行います。「申請人情報・証明書の登録」、「サービスメニュー照会／変更」の順に進み、「サービスメニュー内容確認」画面で「オンライン発送利用希望　あり」に変更して更新ボタンをクリックします。

発送書類の受領日はどのように決まりますか？

原則として、オンライン受領の操作を完了した日が受領日となります。応答期間がある場合は、受領日の翌日を1日目として起算します。

オンライン受領をせずに放置するとどうなりますか？

特許庁専用サーバに格納された発送書類がオンライン受領されずに放置された場合、受取可能となった日の翌日を1日目と起算し、10日目に到達したとみなされる「経過到達」が適用されます。応答期間も進行するため、拒絶査定等の不利益を避けるためにも定期的な確認が必要です。

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